As empresas que não se prepararem para as mudanças nos impostos trazidas pela reforma tributária podem enfrentar sérias dificuldades. A Receita Federal poderá começar a rejeitar notas fiscais que não sigam as novas regras a partir de janeiro de 2027, o que pode causar a paralisação temporária dos negócios.
Embora a data exata para essas recusas ainda não esteja definida, espera-se que as empresas que apresentarem notas fiscais com alíquotas erradas tenham problemas a partir do início de 2027.
Segundo Helio Netto, sócio da MGW Consultoria, a consequência é clara: “não vai vender um palito. A empresa para de vender, para de faturar. Simplesmente para o negócio”. Maria Isabel Ferreira, líder tributária da KPMG, acrescenta que, sem a adaptação a tempo, operar no Brasil ficará muito difícil.
Para evitar esses riscos, as empresas precisam atualizar seus sistemas e processos para emitir e receber notas fiscais que contenham os impostos Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) corretamente calculados. O CBS substitui o PIS e o Cofins, enquanto o IBS substituirá o ICMS e o ISS.
Estamos nos últimos meses do ano, e a janela para realizar essas adaptações está se fechando. Consultorias indicam que são necessários pelo menos três meses para as empresas atualizarem seus sistemas, processos, contratos e modelos de negócio conforme as mudanças da reforma.
Com menos de três meses restantes, muitas empresas estão atrasadas, e várias ainda nem começaram a se preparar.
Mariam Stenger, da Acta Consultores, comenta que 90% dos clientes ainda têm muito a fazer. Grande parte está parada por insegurança jurídica, pois dúvidas importantes permanecem, como a definição do valor da alíquota do CBS, que só deverá ser divulgada após o segundo turno das eleições. Além disso, prazos e modelos de documentos fiscais foram prorrogados ou alterados várias vezes, gerando ainda mais dúvidas.
O alto custo para essas adaptações também é um desafio. Estima-se que o valor mínimo fique em torno de R$ 100 mil, e multinacionais relatam gastos que podem alcançar meio bilhão.
Algumas empresas aguardam resultados eleitorais na esperança de que o vencedor, como o candidato Flávio Bolsonaro, possa alterar ou adiar a reforma. Isso aumenta a hesitação dos empresários, conforme pontuou Mariam Stenger, especialmente após o primeiro turno das eleições e as promessas de mudança na reforma, como a eliminação do Split Payment.
No entanto, a possibilidade de alterações significativas é considerada remota, pois modificações estruturais demandariam mudanças legislativas profundas, que não devem ocorrer antes do início do novo regime em 2027.
Para reduzir riscos, algumas consultorias, como a Ninecon, firmaram contratos flexíveis com seus clientes, para que as implementações possam ser paradas se houver mudanças na lei. Ainda assim, até o fim do terceiro trimestre, metade dos clientes da Ninecon não haviam começado o processo de adaptação.
Lucas Andrade, da Ninecon, enfatiza o risco para as empresas que não se prepararem: toda nota fiscal que não conter as informações de IBS e CBS será recusada pela Secretaria da Fazenda, o que ameaça a continuidade dos negócios.
O que significa adaptar-se à reforma tributária?
Embora pareça simples incluir os novos impostos IBS e CBS nas notas fiscais, o processo de adaptação é complexo e vai além da atualização dos sistemas. Todo o negócio precisa ser revisado, incluindo contratos e processos financeiros.
Helio Netto explica que há pelo menos três grandes atualizações tecnológicas necessárias: o sistema de gestão (ERP), a solução de emissão de nota fiscal eletrônica e o processo de cálculo dos novos impostos dentro da empresa.
Esse processo será mais fácil para empresas que usam sistemas padrão nacionais atualizados, mas para quem utiliza softwares próprios ou estrangeiros, o desafio será maior.
Lucas Andrade destaca que será eliminada a inserção manual de dados nas notas fiscais e que todas as informações passaram a ser transmitidas eletronicamente para evitar fraudes.
Além de emitir as notas corretamente, as empresas devem estar aptas a receber notas com as novas regras, o que pode exigir mudanças em contratos e análise dos impactos financeiros.
A falta de definição das alíquotas do CBS dificulta as decisões empresariais, como ajustes de preços e negociação de contratos, pois espera-se que os valores só sejam divulgados após as eleições, segundo Mariam Stenger.
Empresas pequenas enfrentam maiores dificuldades
Consultorias indicam que empresas maiores têm mais capacidade de se adaptar rapidamente, mesmo com atraso, e dispõem de mais informações.
Em contraste, empresas menores, como as do Simples Nacional, estão mais desorientadas e têm menos recursos para enfrentar as mudanças. Escritórios contábeis menores também estão encontrando dificuldades para adequar seus clientes.
Helio Netto alerta que há um grande desamparo técnico para empresas pequenas, o que pode afetar todo o ambiente de negócios.
Maria Isabel Ferreira aponta que o impacto será em cadeia: mesmo multinacionais preparadas podem ser afetadas se seus fornecedores não estiverem adaptados, causando falta de insumos ou impossibilidade de vendas.
Ela também chama atenção para o período de testes ainda neste ano, em que a falta de dados poderá levar a fixação de alíquotas maiores no CBS, o que traz mais insegurança para os empresários.
Maria Isabel Ferreira identifica três níveis entre as empresas: as maiores estão bem preparadas; as médias entendem as necessidades, mas têm pouco capital; e as pequenas enfrentam sérias dificuldades técnicas e para decidir seu regime tributário.
Para empresas que estão muito atrasadas, a orientação é realizar pelo menos ajustes básicos para minimizar os riscos, priorizando processos de compras, vendas e emissão mínima de documentos fiscais até janeiro.
Ela ressalta que o não cumprimento desses passos pode provocar a paralisação das operações no Brasil.
Informações do Comitê Gestor do IBS (CGIBS)
O CGIBS e a Receita Federal definem as obrigações tributárias referentes ao IBS e CBS, incluindo o calendário para início da vigência. A reforma começa em 2027, com cobrança integral da CBS, e o IBS terá um período de testes no mesmo ano, com transição gradual até 2033.
Estes prazos são constitucionais e não podem ser alterados unilateralmente.
Assim, é fundamental que as empresas estejam atentas e se preparem para garantir o cumprimento das obrigações e a continuidade dos seus negócios.
Planejar e executar as adaptações dentro dos prazos e seguindo as orientações oficiais é a recomendação para todos os contribuintes.